Online tahsilat sistemi seçerken yalnızca müşterinin kartından ödeme alınmasına odaklanmamanız gerekir. Ödemenin hangi faturaya ait olduğunun belirlenmesi, cari hesaba işlenmesi, banka kayıtlarıyla karşılaştırılması ve muhasebeleştirilmesi de sürecin bir parçasıdır. Bu nedenle satış kanalınıza uygun ödeme yöntemini seçerken işletmenizin finansal operasyonlarını da dikkate almalısınız.
Online Tahsilat Nedir?
Online tahsilat, müşterilerinizden fiziksel bir POS cihazı veya yüz yüze işlem gerektirmeden dijital kanallar üzerinden ödeme almanızı sağlayan yöntemlerin genel adıdır. Kredi kartı, banka kartı, ödeme linki, FAST, QR kod ve açık bankacılık tabanlı hesap ödemeleri bu kapsamda değerlendirilebilir.
Online tahsilat yalnızca e-ticaret işletmelerine yönelik değildir. Toptan satış yapan şirketler, üreticiler, danışmanlık firmaları, eğitim kurumları, sigorta acenteleri, bayi ağı bulunan işletmeler ve düzenli hizmet sunan firmalar da bu yöntemlerden yararlanabilir.
Kullanacağınız yöntemin işletmenizin satış biçimiyle uyumlu olması gerekir. Web sitesi üzerinden anlık satış yapıyorsanız sanal POS uygun olabilir. Telefonla sipariş alıyorsanız ödeme linki daha pratik bir çözüm sağlayabilir. Açık hesapla çalışıyorsanız fatura ve cari hesap bazında ödeme almanıza imkân veren daha kapsamlı bir sisteme ihtiyaç duyabilirsiniz.
Online Tahsilat için Hangi Yöntemler Kullanılabilir?
Sanal POS, internet üzerinden kredi kartı ve banka kartıyla ödeme almanızı sağlar. Müşteriniz ödeme sayfasına kart bilgilerini girer ve işlem banka ya da yetkili ödeme hizmeti sağlayıcısının altyapısı üzerinden tamamlanır. E-ticaret siteleri ve mobil uygulamalar için en yaygın yöntemlerden biridir.
Ödeme linkinde müşterinize özel bir bağlantı oluşturursunuz. Bağlantıyı SMS, e-posta veya mesajlaşma uygulaması üzerinden gönderebilirsiniz. Müşteriniz güvenli ödeme sayfasına yönlendirilerek kartıyla ödeme yapar. Web sitesi bulunmayan veya telefonla sipariş alan işletmeler açısından kolay uygulanabilen bir yöntemdir.
FAST ile müşteriniz banka hesabından işletmenizin hesabına günün her saatinde anlık ödeme gönderebilir. TCMB tarafından işletilen FAST sistemi, ödeme talimatlarının kesintisiz biçimde iletilmesini sağlar. Ödeme tamamlandığında taraflar işlem durumu hakkında finansal kuruluşları tarafından bilgilendirilir.
QR kod ise müşteriyi kartlı ödeme sayfasına veya hesap üzerinden ödeme ekranına yönlendirebilir. İşleme özel oluşturulan dinamik QR kodlar, ödemenin müşteri ve sipariş bilgileriyle eşleştirilmesini kolaylaştırabilir.
Online Tahsilat Sistemine Nasıl Başvurulur?
Sanal POS veya online ödeme hizmeti kullanmak için bir bankaya ya da ödeme hizmeti sağlayıcısına başvurmanız gerekir. Başvuru sırasında işletmenizin faaliyet alanı, vergi bilgileri, banka hesabı ve satış kanalları incelenebilir. Web sitesi üzerinden satış yapıyorsanız iade koşulları, iletişim bilgileri ve satış sözleşmeleri gibi sayfaların da hazır olması istenebilir.
Banka dışındaki bir kuruluşla çalışacağınız zaman kuruluşun güncel faaliyet iznini kontrol etmelisiniz. Türkiye’de ödeme hizmetleri 6493 sayılı Kanun kapsamında düzenlenir. Ödeme kuruluşlarının ve elektronik para kuruluşlarının düzenlenmesi ile denetlenmesinden TCMB sorumludur. TCMB, yetkili kuruluşları ve faaliyet izni iptal edilen kuruluşları güncel listeler hâlinde yayımlar.
Kuruluşun faaliyet izni bulunması tek başına yeterli olmayabilir. İznin hangi hizmetleri kapsadığını da incelemelisiniz. Bazı kuruluşların yalnızca belirli ödeme hizmetlerini sunma yetkisi bulunabilir.
Doğru Online Tahsilat Sistemi Nasıl Seçilir?
Online tahsilat altyapısını değerlendirirken komisyon oranı önemli olsa da tek karar ölçütü değildir. Düşük komisyon sunan bir sistem, uzun valör süresi veya sınırlı teknik destek nedeniyle toplamda daha maliyetli olabilir.
Ödeme başarı oranını, desteklenen kartları, taksit seçeneklerini, iade işlemlerini ve raporlama yeteneklerini birlikte değerlendirmelisiniz. İşlem hacminiz büyüdüğünde manuel kontrol gerektiren bir sistem finans ekibinizin iş yükünü artırabilir.
Kullandığınız çözümün web siteniz, ERP sisteminiz ve muhasebe programınızla entegre olup olmadığını da araştırmalısınız. Ödeme bilgileri farklı panellerde kaldığında aynı veriyi birden fazla sisteme girmeniz gerekebilir. Bu durum zaman kaybına ve kayıt hatalarına yol açabilir.
Bayi ağıyla çalışıyorsanız her bayi için yetki, limit, ödeme ve cari hesap takibi yapabilmeniz önemlidir. Abonelik modeliyle çalışıyorsanız tekrarlayan ödeme ve başarısız işlem yönetimi gibi özelliklere ihtiyaç duyabilirsiniz.
Komisyon ve Valör Nasıl Değerlendirilir?
Online tahsilat maliyetleri hizmet sağlayıcısına, işlem hacmine, sektöre ve ödeme yöntemine göre değişebilir. İşlem komisyonuna ek olarak kurulum, aylık kullanım, taksit, yabancı kart ve iade ücretleri uygulanabilir.
Valör, başarılı işlemin ardından ödemenin banka hesabınıza aktarılmasına kadar geçen süreyi ifade eder. Daha düşük komisyon sunan ancak ödemeyi uzun sürede aktaran bir teklif nakit akışınızı zorlayabilir. Daha yüksek komisyonla daha hızlı ödeme sunan bir seçenek ise işletme sermayesi ihtiyacınızı azaltabilir.
Teklifleri karşılaştırırken aylık toplam işlem tutarınızı, ortalama ödeme miktarınızı, taksitli işlem oranınızı ve iade hacminizi hesaba katmalısınız. Yalnızca tanıtımda gösterilen başlangıç oranına bakmanız gerçek maliyeti görmenizi engelleyebilir.
Online Tahsilatta Güvenlik Nasıl Sağlanır?
Müşterilerinizin kart bilgilerini telefon, e-posta veya mesajlaşma uygulaması üzerinden istememelisiniz. Kart bilgileri yalnızca banka veya ödeme hizmeti sağlayıcısının güvenli ödeme ekranına girilmelidir.
EMV 3D Secure, kart sahibinin internet üzerinden yapılan işlemlerde doğrulanmasına yardımcı olur. İşlem, cihaz ve ödeme yöntemiyle ilgili bilgiler kartı veren kuruluşla paylaşılır. Banka gerekli gördüğünde müşteriden mobil uygulama onayı, tek kullanımlık parola veya farklı bir doğrulama adımı isteyebilir. Bu yapı, kartın fiziksel olarak bulunmadığı işlemlerde sahtecilik riskinin azaltılmasını amaçlar.
PCI DSS ise ödeme hesabı verilerinin korunmasına yönelik teknik ve operasyonel güvenlik gereklilikleri belirler. Standart, kart verisini saklayan, işleyen, ileten veya bu verinin güvenliğini etkileyen kuruluşları kapsar. İşletmeniz küçük olsa veya sınırlı sayıda işlem yapsa bile ödeme ortamınızın güvenliği açısından ilgili gereklilikleri dikkate almalısınız.
PCI DSS v4.x kapsamında ödeme sayfalarında çalışan kodların yetkilendirilmesi, bütünlüğünün kontrol edilmesi ve izinsiz değişikliklere karşı izlenmesi önem taşır. Bu kontroller, ödeme sayfasına zararlı kod eklenerek kart bilgilerinin ele geçirilmesini amaçlayan e-skimming saldırılarına karşı koruma sağlar.
Kişisel Veriler Nasıl Korunmalıdır?
Online ödeme sürecinde müşterinizin adı, iletişim bilgileri, işlem geçmişi ve finansal kayıtları gibi kişisel veriler işlenebilir. Yalnızca ödeme ve satış süreci için gerekli olan bilgileri toplamanız gerekir. Toplanan verilerin hangi amaçla işlendiğini müşterinize açık biçimde anlatmalısınız.
Verilere erişebilen çalışanları sınırlandırmanız, güçlü parolalar kullanmanız ve kullanıcı yetkilerini düzenli olarak kontrol etmeniz gerekir. Kullanım amacı sona eren verilerin saklama sürelerini de gözden geçirmelisiniz.
KVKK ve TÖDEB tarafından hazırlanan sektör rehberi, POS hizmetleri, para transferleri, mobil ödeme ve fatura ödeme hizmetlerinde veri sorumlusu, veri işleyen, veri aktarımı ve veri güvenliği gibi konular için uygulamaya yönelik bir çerçeve sunar.
Tahsilatlar Finansal Kayıtlarla Nasıl Eşleştirilir?
Online tahsilat gerçekleştikten sonra ödemenin ilgili müşteri, sipariş, fatura ve cari hesapla eşleştirilmesi gerekir. İşlem sayınız az olduğunda bu kontrolü manuel olarak yapabilirsiniz. İşlem hacminiz büyüdüğünde manuel eşleştirme zaman kaybına ve yanlış kayıt riskine neden olabilir.
Ödeme sisteminizin ERP veya muhasebe programınızla entegre çalışması, başarılı işlemlerin ilgili cari hesaba otomatik aktarılmasını sağlayabilir. Bu yapı sayesinde finans ekibiniz aynı ödeme bilgisini farklı sistemlere tekrar girmek zorunda kalmaz.
Kartlı tahsilatlarda bankanın uyguladığı komisyon, valör ve net ödeme tutarlarının da kontrol edilmesi gerekir. Beklenen tutar ile banka hesabına geçen tutar arasında fark bulunduğunda işlemin kaynağını hızlıca tespit edebilmelisiniz.
Finmony E-Kolay Tahsilat
Yalnızca web sitenizden standart ürün satışı yapıyorsanız sanal POS entegrasyonu yeterli olabilir. Ancak müşterilerinizden, bayilerinizden veya tedarikçilerinizden fatura ve cari hesap bazında ödeme alıyorsanız daha kapsamlı bir tahsilat yönetimine ihtiyaç duyabilirsiniz.
Finmony E-Kolay Tahsilat üzerinden link, SMS, e-posta ve QR kod aracılığıyla ödeme talebi oluşturabilirsiniz. Ödemeler e-fatura, e-arşiv fatura ve ERP kayıtlarıyla eşleştirilebilir. Bayi ve alt bayi yapılarında tarafların cari borç ve alacak bilgileri üzerinden ödeme süreçleri yönetilebilir.
Bu çözüm her işletme için zorunlu değildir. Standart bir e-ticaret mağazasında doğrudan sanal POS daha sade bir seçenek olabilir. Açık hesap, bayi ağı, e-fatura ve ERP entegrasyonu bulunan işletmelerde ise tahsilat sonrasındaki finansal operasyonları da yöneten bir platform daha uygun olabilir.
Sıkça Sorulan Sorular
Online Tahsilat için Şirket Kurmak Gerekir mi?
Bankalar ve ödeme hizmeti sağlayıcıları ticari başvurularda genellikle şirket ve vergi bilgilerinizi talep eder. Başvuru şartları faaliyet alanınıza, satış modelinize ve çalışacağınız kuruluşa göre değişebilir.
Web Sitesi Olmadan Online Tahsilat Yapılabilir mi?
Evet. Ödeme linkini SMS, e-posta veya mesajlaşma uygulaması üzerinden müşterinize göndererek web sitesi olmadan kartla ödeme alabilirsiniz. Müşteriniz kart bilgilerini güvenli ödeme sayfasına girerek işlemi tamamlar.
Online Tahsilat Komisyonu Ne Kadardır?
Sabit bir komisyon oranı bulunmaz. Oranlar işlem hacminize, sektörünüze, taksit sayısına, valör süresine ve hizmet sağlayıcısına göre değişebilir. Teklifleri toplam aylık maliyet üzerinden karşılaştırmalısınız.
Online Tahsilatta Taksit Yapılabilir mi?
Kullandığınız sanal POS veya ödeme linki altyapısı destekliyorsa kredi kartına taksit sunabilirsiniz. Taksit sayısı kartın bankasına, satılan ürün veya hizmete ve yürürlükteki düzenlemelere göre değişebilir.
Online Tahsilat Güvenli midir?
Yetkili bir kuruluşla çalışmanız ve gerekli güvenlik önlemlerini uygulamanız hâlinde güvenli biçimde ödeme alabilirsiniz. EMV 3D Secure, PCI DSS gereklilikleri, güncel yazılım ve güçlü erişim kontrolleri birlikte değerlendirilmelidir.
Online Tahsilat ile Sanal POS Aynı Şey midir?
Sanal POS, online tahsilat yöntemlerinden biridir. Online tahsilat daha geniş bir kavramdır ve sanal POS dışında ödeme linki, FAST, QR kod ve hesap üzerinden ödeme gibi yöntemleri de kapsayabilir.
